W naszej firmie, pracownicy często muszą jeździć na rozmaite delegacje. Czasem zdarza się potrzeba przekazania im nowych wytycznych, czy informacji potrzebnych do pracy. Nie zawsze jednak jest możliwość przekazania wszystkim pracownikom naraz owych informacji, a opóźnienia mogą mieć negatywny wpływ na wyniki ich pracy.
Konferencje firmowe na odległość
Często zdarzało się iż konieczność powiadomienia pracowników, często znajdujących się w innym mieście czy nawet kraju na delegacjach biznesowych, powodowała opóźnienia w przepływie informacji i dezorganizowała ich pracę. Międzynarodowe połączenia telefoniczne i telekonferencje były zasadniczo rozwiązaniem dobrym, ale problemy z zakłóceniami na linii często utrudniały lub wręcz uniemożliwiały komunikację. Rozwiązaniem proponowanym przez specjalistów z działu technicznego było wprowadzenie konferencji na łączu internetowym. Wideokonferencje internetowe były o tyle lepszym rozwiązaniem, iż pracownicy mogli bezproblemowo komunikować się ze sobą tak, jakby byli tuż obok siebie. Łącza internetowe były o wiele stabilniejsze niż telefoniczne, więc nie było mowy o zakłóceniach czy utrudnieniach w przepływie informacji. Oczywiście, nie każdy z pracowników uczestniczących w takich konferencjach posiadał przy sobie laptop czy komputer obsługujący wysyłanie obrazu wideo, więc sieć firmowa została rozszerzona do poziomu obsługi telefonów komórkowych.
Dzięki temu nawet będąc w drodze, pracownicy mogli odbierać czy przekazywać ważne informacje na żywo, gdy tylko mieli dostęp do internetu i firmowej sieci. System sprawdził się doskonale, już po krótkim czasie zyskując mnóstwo zwolenników, i obecnie jest to podstawowa metoda komunikacji i konferencji, stosowana przez naszą firmę regularnie.